Linee Guida Whistleblowing

1. Premessa

Il presente Regolamento disciplina il procedimento di gestione delle segnalazioni di illeciti e violazioni effettuate da whistleblowers, in conformità alle seguenti disposizioni: D.lgs. 24/2023 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

2. Oggetto e finalità del regolamento

Essendo uno dei principali strumenti di prevenzione della corruzione e ritenendo la funzione del whistleblower una fondamentale forma di collaborazione tra la Società ed il segnalante, il Regolamento è finalizzato a disciplinare le modalità per la ricezione e la gestione delle segnalazioni di whistleblowing, definendo i tempi e i soggetti responsabili, e a fornire informazioni sulla corretta trasmissione delle segnalazioni, sul loro possibile contenuto, sui destinatari e sulle forme di tutela previste dalla normativa vigente.

3. Attori del processo

• Whistleblower o Segnalante: soggetto che ha inviato la segnalazione di whistleblowing;
• Uffici interni: individuati di volta in volta a seconda dell’oggetto della segnalazione, sono coinvolti nell’istruttoria; questo ruolo consente l’accesso a tutte le informazioni inserite nelle segnalazioni. È coinvolto nel trattamento dati personali presenti nella segnalazione, ad eccezione dell’identità del segnalante;
• Autorità esterne competenti: Autorità giudiziarie e contabili, individuate di volta in volta a seconda dell’oggetto della segnalazione, possono essere coinvolte nell’istruttoria; questo ruolo consente l’accesso a tutte le informazioni inserite nelle segnalazioni. Sono coinvolte nel trattamento dati personali presenti nella segnalazione, e, se lo richiedono, hanno accesso anche all’identità del segnalante;
• ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione): può essere coinvolta nell’istruttoria da parte del Responsabile del sistema whistleblowing nominato dalla Società, oppure direttamente dal segnalante nel caso di adozione di misure discriminatorie e ritorsive; questo ruolo consente l’accesso a tutte le informazioni inserite nelle segnalazioni. È coinvolta nel trattamento dati personali presenti nella segnalazione, e, se lo richiede, ha accesso anche all’identità del segnalante.

4. Responsabile della procedura

Il Responsabile della procedura è il Responsabile del sistema whistleblowing all’uopo ed appositamente nominato dalla Società. Il Responsabile, esaminate le segnalazioni, può individuare uno o più funzionari cui affidare lo svolgimento dell’istruttoria.

5. Il segnalante

Sono prese in considerazione esclusivamente le segnalazioni provenienti da: dipendenti, collaboratori, consulenti, lavoratori autonomi, liberi professionisti, volontari e tirocinanti (anche non retribuiti), azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto).

A questi soggetti, le tutele si applicano anche:

1. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova;
3. successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.

6. La segnalazione

Caratteristiche: Affinché si possano accordare le tutele previste dalla normativa, la segnalazione deve provenire da un soggetto che rivesta la qualifica di “dipendente” o equiparato, deve avere ad oggetto “violazioni” riferibili alla normativa de qua e il segnalante deve essere venuto a conoscenza di tali “violazioni” nel “contesto lavorativo pubblico o privato”. La segnalazione deve essere effettuata “nell’interesse dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente”. Elementi essenziali: Nella segnalazione devono essere indicati, a pena di inammissibilità, la qualifica del segnalante, il periodo temporale in cui si è verificato il fatto, e una descrizione dei fatti, avendo cura di rimuovere riferimenti all’identità del segnalante al fine di tutelare la sua riservatezza. Oggetto: Le violazioni che possono essere oggetto di segnalazione comprendono illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; violazioni di disposizioni normative europee e anche informazioni relative alle condotte volte ad occultare tali violazioni.

7. Presentazione della segnalazione tramite canali interni

La Società ha adottato un sistema interamente web based per la gestione delle segnalazioni, già aggiornato alle disposizioni del D.lgs. 24/2023. Il sistema è reso disponibile online al seguente link: https://www.grupposimone.it/whistleblowing-simone/. Il segnalante può accedere al link e seguire le istruzioni per inviare la segnalazione. Al termine della procedura, l’applicativo fornirà un codice identificativo e una password che il segnalante dovrà conservare per verificare l’iter della segnalazione e comunicare con il Responsabile del sistema whistleblowing.

8. Le fasi del procedimento di gestione delle segnalazioni di illeciti

Il procedimento di gestione inizia con un esame preliminare entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione. Entro 15 giorni, il Responsabile del sistema whistleblowing valuta l’archiviazione o la presa in carico della segnalazione. Il Responsabile compie una prima valutazione sulla sussistenza di quanto rappresentato nella segnalazione, senza accertare le responsabilità individuali. In caso di manifesta infondatezza, dispone l’archiviazione; in caso contrario, si rivolge agli organi competenti.

9. Tutela di riservatezza dell’identità del segnalante

La piattaforma informatica in uso garantisce la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante. Tuttavia, le Autorità possono accedere ai dati del segnalante in ambito penale, dinanzi alla Corte dei Conti e nel procedimento disciplinare attivato dall’ente. L’identità del segnalante può essere rivelata solo con il suo consenso nel procedimento disciplinare.

10. Tutela di riservatezza del contenuto della segnalazione

L’obbligo di riservatezza si estende al contenuto della segnalazione e allegati. La violazione dell’obbligo di riservatezza è soggetta a sanzioni disciplinari ed economiche.

11. Tutela da misure ritorsive o discriminatorie

La legge prevede che il whistleblower non subisca ritorsioni dovute all’aver effettuato una segnalazione. Le comunicazioni di misure ritorsive possono essere trasmesse all’ANAC, che ha il compito di accertare la loro consequenzialità rispetto alla segnalazione. In caso di licenziamento, al lavoratore spetta la reintegra nel posto di lavoro.

12. Tutela in caso di violazione dell’obbligo di segreto

La responsabilità penale e ogni altra responsabilità anche civile, amministrativa, disciplinare è esclusa nei casi di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto. Il segnalante non incorre in responsabilità per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse, purché tale acquisizione non costituisca “di per sé” un reato.

13. Perdita delle tutele

La tutela non è più garantita nel caso in cui il whistleblower non svolga la segnalazione in buona fede. La protezione viene meno ove sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o per quelli commessi con la segnalazione, o la sua responsabilità civile nei casi di dolo o colpa grave.

14. Obblighi del personale

Ogni dipendente è tenuto a garantire massima collaborazione con il Responsabile del sistema whistleblowing, evitando situazioni conflittuali che possano inficiare l’imparzialità della procedura. Il dipendente che nega la collaborazione richiesta o rende dichiarazioni false è soggetto all’applicazione di sanzioni disciplinari, fatta salva la trasmissione all’Autorità Giudiziaria in presenza di circostanze penalmente rilevanti.